Cómo hacer una cotización que protege tu margen (la fórmula de precio que casi nadie usa)

Mandaste una cotización de $250.000 por un trabajo que te tomó tres días. El cliente la aceptó al toque, sin chistar. Y esa rapidez debería preocuparte: si aceptan sin negociar, casi siempre cotizaste por debajo de lo que valía. La cotización se veía profesional, tenía tu logo y todo. Pero el número salió de tu cabeza, no de tus costos. Y ahí, en silencio, empezaste a trabajar casi gratis.

Por qué una cotización linda en Word te puede dejar trabajando gratis

Una cotización es un documento de ventas, sí, pero antes que eso es una decisión financiera. Cuando le pones un número a una propuesta, estás definiendo cuánta plata te va a quedar después de pagar todo lo que el trabajo te cuesta. El problema es que la mayoría de los emprendedores chilenos trata la cotización como un ejercicio de diseño: que se vea ordenada, que tenga buena tipografía, que el PDF abra bien en el celular del cliente.

Todo eso importa para cerrar. Pero no sirve de nada si el precio no cubre tu costo real más un margen que valga la pena. Una distribuidora en Quilicura cotizaba despachos a $35.000 porque "ese era el precio de mercado". Cuando sumó bencina, peajes, las horas del conductor y el desgaste del furgón, el costo real por despacho era $31.000. Le quedaban $4.000 por viaje. Trabajaba el día entero para ganar lo mismo que una propina.

El número que pones en la cotización no es una opinión. Es el resultado de una cuenta. Y si esa cuenta no la hiciste, no estás cotizando: estás adivinando.

Los 3 errores que matan tu margen al cotizar

Poner precio a ojo o copiando a la competencia

"El de al lado cobra $200.000, yo cobro $190.000 y le gano." Suena lógico, pero tiene un hoyo enorme: no sabes cuáles son los costos de tu competencia. Capaz que él compra al por mayor, tiene su local pagado o trabaja desde la casa sin arriendo. Tú no. Copiar su precio es copiar la estructura de costos de otro negocio aplicada al tuyo, y casi nunca calzan.

El precio de la competencia es un dato de referencia, no tu punto de partida. Tu punto de partida siempre es lo que a ti te cuesta entregar el trabajo.

Olvidar costos indirectos (tu tiempo, comisiones, transporte)

Este es el asesino silencioso. Cuando calculas el costo de un trabajo, casi siempre cuentas lo obvio: los materiales, el producto que revendes. Pero olvidas lo que no aparece en una boleta de compra:

• Tu tiempo (las horas reales que le dedicas, valoradas a un precio digno).
• El transporte y las visitas que muchas veces no cobras.
• La comisión de Transbank o el medio de pago (cerca de 1,5% a 2,9% por transacción).
• El tiempo de cobranza: si facturas a 30 días, esa plata no la tienes hoy.
• Una porción de tus costos fijos (arriendo, internet, software, contador).

Si no metes estos costos indirectos en la cuenta, tu margen es una ilusión. Te crees que ganas 40% y en realidad ganas 12%. Para separar bien lo que cambia con cada venta de lo que pagas igual vendas o no, te sirve entender la diferencia entre costos fijos y costos variables en tu negocio antes de armar cualquier precio.

Descontar para cerrar sin saber tu piso

El cliente te dice "está un poco caro, ¿me haces un precio?" y tú, por miedo a perder la venta, bajas un 15% en el acto. El problema no es descontar. El problema es descontar sin saber cuál es tu piso. Si no conoces tu punto de equilibrio, ese 15% puede ser justo lo que te dejaba ganancia, y acabas de regalarlo.

Saber tu piso te da la capacidad de decir que no. Cuando sabes que bajo $220.000 trabajas a pérdida, tienes un límite claro y dejas de negociar desde el miedo.

La fórmula correcta: costo real + margen objetivo, no costo + un número que suena bien

Acá está el error de cálculo más común, y es matemático, no de criterio. Mucha gente piensa que si su costo es $180.000 y quiere ganar 40%, el precio es $180.000 + 40% = $252.000. Está mal. Eso te da un margen sobre el costo, no sobre el precio de venta, que es lo que realmente importa.

El margen objetivo se calcula sobre el precio final, no sobre el costo. La fórmula correcta es:

Precio = Costo real / (1 - margen objetivo)

Ejemplo en CLP: servicio con costo real $180.000 y margen objetivo 40%

Tomemos un servicio donde, sumando todo (materiales, tu tiempo, transporte, una parte de costos fijos), el costo real es $180.000 y quieres un margen del 40% sobre la venta. La cuenta es:

Precio = $180.000 / (1 - 0,40) = $180.000 / 0,60 = $300.000

El precio correcto es $300.000, no $252.000 ni los $250.000 que pusiste a ojo. Comprobémoslo: si vendes en $300.000 y tu costo es $180.000, te quedan $120.000. Y $120.000 sobre $300.000 es exactamente el 40% que querías.

Si hubieras cotizado en $250.000, tu margen real sería $70.000, es decir 28%. Doce puntos menos. En un trabajo es plata; repetido en doce meses, es la diferencia entre un negocio que crece y uno que apenas sobrevive. Por eso vale la pena entender cómo fijar precios en tu negocio antes de mandar la próxima propuesta.

Un detalle chileno que no puedes olvidar: ese precio es neto. Sobre los $300.000 va el 19% de IVA, así que el cliente verá $357.000 en la factura. El IVA no es tuyo, lo recaudas para el SII, pero asegúrate de que tu cotización deje claro si los montos son con o sin impuesto. Confundir eso genera peleas innecesarias al momento de facturar.

Qué debe llevar una cotización profesional que cierra

Una vez que el número está bien calculado, la presentación ayuda a cerrar y a evitar malentendidos. Una cotización completa lleva:

• Tus datos y los del cliente: razón social, RUT, giro. Da seriedad y sirve para facturar después.
• Número de cotización y fecha: te permite hacerle seguimiento y referirte a ella sin confusiones.
• Detalle de cada ítem: qué incluye, cantidad, precio unitario y total. Mientras más claro, menos discusión.
• Precios netos, IVA y total: que se vea el desglose para que no haya sorpresas al facturar.
• Condiciones de pago: anticipo, plazo (contado, 30 días), medio de pago. Acá defines tu flujo de caja.
• Validez de la oferta: "esta cotización tiene una validez de 15 días". Te protege de los costos que suben.
• Qué NO incluye: tan importante como lo que sí. Evita que el cliente espere extras gratis.

La validez de la oferta es clave en un año donde los costos no se quedan quietos. Si cotizas hoy y el cliente acepta en dos meses, los materiales pueden haber subido y tu margen calculado ya no existe. Una validez de 15 o 30 días te da el derecho a recotizar sin quedar como el que "cambia los precios".

El número que tienes que conocer antes de cotizar: tu punto de equilibrio y margen por categoría

Hay un dato que deberías tener pegado en la pared antes de cotizar cualquier cosa: tu punto de equilibrio. Es el nivel de ventas en el que no ganas ni pierdes, donde tus ingresos cubren exactamente todos tus costos. Por debajo de ese punto, cada venta te hace perder plata aunque parezca que estás facturando.

Si tus costos fijos mensuales son $2.000.000 (arriendo, sueldos, internet, contador, software) y tu margen promedio es 40%, tu punto de equilibrio es:

Punto de equilibrio = $2.000.000 / 0,40 = $5.000.000 en ventas al mes

Necesitas facturar $5.000.000 mensuales solo para no perder. Toda venta sobre eso recién empieza a dejar ganancia real. Si no sabes este número, cada cotización es una apuesta a ciegas. Si quieres profundizar en cómo calcularlo bien para tu caso, revisa cómo determinar el punto de equilibrio de tu negocio paso a paso.

El segundo número es el margen por categoría. Casi ningún negocio gana lo mismo en todo lo que vende. Una cafetería gana 70% en café y 25% en pastelería que compra a terceros. Si no separas el margen por categoría, cotizas con un promedio que no representa nada y terminas regalando justo lo que más te conviene vender.

Cómo Kavero te da esos números para que ninguna propuesta baje de tu piso

Todo lo de arriba lo puedes hacer hoy con una calculadora y disciplina. La fórmula es simple, el punto de equilibrio es una división, y el margen por categoría es cuestión de ordenar tus ventas. No necesitas comprar nada para empezar a cotizar bien.

El problema no es la fórmula. Es mantener esos números actualizados mes a mes mientras corres el negocio. Tus costos cambian, tus ventas cambian, y rehacer todo a mano cada vez termina en que nadie lo hace.

Ahí entra Kavero Empresas. El sistema importa tus ventas y compras desde el SII, así que el margen por categoría se calcula solo con tu data real, no con estimaciones. El Dashboard te muestra el punto de equilibrio actualizado en su sección de Salud Financiera, junto a tus márgenes. Cuando llega una cotización, abres el dashboard, ves tu piso y tu margen por categoría, y cotizas con un número que respeta tu negocio. Cotizar deja de ser una adivinanza.

Plantilla mental: la checklist de 6 puntos antes de enviar cualquier cotización

Antes de apretar enviar, pasa la propuesta por estos seis puntos:

• ¿Calculé el costo real completo? Materiales, tu tiempo, transporte, comisiones y una parte de los costos fijos. Todo.
• ¿Usé la fórmula correcta? Costo dividido por (1 menos margen), no costo más un porcentaje.
• ¿El precio queda sobre mi punto de equilibrio? Si está por debajo de tu piso, no es una venta, es una pérdida.
• ¿Está claro si los montos llevan IVA? El cliente debe ver neto, IVA y total sin confusión.
• ¿Definí condiciones de pago y validez? Anticipo, plazo y cuántos días dura la oferta.
• ¿Sé hasta dónde puedo descontar? Ten tu piso claro antes de que el cliente pida rebaja.

Si los seis puntos están listos, tu cotización no solo se ve profesional: protege tu margen. Y esa es la diferencia entre un negocio que factura harto pero no le queda nada, y uno que crece de verdad con cada trabajo que cierra.